Automatisierung für Buchhaltungsbüros - mehr Mandanten pro Kopf
Belege hinterhertelefonieren, abtippen, Fristen im Blick behalten: Im Buchhaltungsbüro skaliert die Arbeit mit der Zahl der Mandanten - und mit dem Fachkräftemangel wird das eng. Wir automatisieren den Belegfluss und die Routine, damit ein Team mehr Mandanten sauber betreut.
Belege der Mandanten werden strukturiert eingesammelt, per OCR erfasst und dem richtigen Mandanten zugeordnet - statt sie hinterherzutelefonieren und abzutippen.
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DATEV-Automation
Erfasste Belege und Buchungen fließen automatisiert in die weitere Verarbeitung (z. B. DATEV). Weniger manuelle Übertragung, weniger Übertragungsfehler.
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Fristen & Erinnerungen
Fristen und Wiedervorlagen werden automatisch nachgehalten - keine vergessene Meldung, keine Last-Minute-Hektik am Monatsende.
So gehen wir vor
1
Kanzlei-Abläufe aufnehmen
Wie kommen Mandantenbelege rein, wo wird abgetippt und hinterhertelefoniert, wo lauern Fristen? Wir nehmen den Ist-Zustand auf.
2
Belegfluss & Automatik einrichten
Wir richten den strukturierten Belegeingang, die OCR-Erfassung, die Weiterverarbeitung und Fristen-Workflows ein - mandantenfähig und sauber getrennt.
3
In Betrieb & nachschärfen
Ein Team betreut mehr Mandanten mit weniger Fleißarbeit, wir schärfen nach. Betrieb zum Festpreis.
Mehr Mandanten betreuen, trotz Fachkräftemangel
Im Buchhaltungs- und Steuerbüro skaliert die Arbeit direkt mit der Zahl der Mandanten - und der Flaschenhals ist fast immer derselbe: der Belegfluss. Belege einsammeln, dem richtigen Mandanten zuordnen, abtippen, Fristen im Blick behalten. Automatisierung nimmt genau diese Fleißarbeit ab, sodass ein Team mehr Mandanten sauber betreut, ohne zusätzliche Fachkräfte, die es ohnehin kaum gibt.
Der größte Hebel ist ein strukturierter, automatischer Belegeingang mit OCR und Mandantenzuordnung.
* Reaktionszeit innerhalb der vereinbarten Geschäftszeiten, außerhalb unter 4 Stunden.
FAQ
Häufige Fragen zur Automatisierung für Buchhaltungsbüros
01Arbeitet das mit DATEV zusammen?
Ja. Wir richten die Erfassung und Weiterverarbeitung so ein, dass sie in Deinen DATEV-Workflow passt - der Belegfluss davor ist meist der größte Hebel.
02Bleiben die Mandanten sauber getrennt?
Ja. Wir richten mandantenfähige Trennung mit sauberen Zugriffsrechten ein - Voraussetzung für DSGVO und Berufsrecht. Jeder sieht nur, was er sehen darf.
03Müssen unsere Mandanten mitmachen?
Idealerweise über einen einfachen Belegeingang (z. B. Upload oder App), den wir mit einrichten - das ist der größte Effizienzgewinn. Aber auch klassische Kanäle lassen sich automatisiert verarbeiten.
04Ist das BAFA-förderfähig?
Der Beratungs- und Einführungsanteil ist häufig BAFA-förderfähig (Bemessungsgrundlage 3.500 EUR, Zuschuss also max. 1.750 EUR; bis zu zwei geförderte Beratungen pro Jahr). Den Antrag übernehmen wir.
05Was kostet das für eine Kanzlei?
Das läuft im Prozessautomatisierungs-Abo: unter 10 Büromitarbeitern 2.000 EUR im Monat, unter 25 Büromitarbeitern 3.500 EUR im Monat, ab 25 individuell. In einer Kanzlei zählen praktisch alle Mitarbeiter als Büromitarbeiter - dafür ist die Zahl der betreuten Mandanten für den Preis egal.
06Ab wie vielen Mandanten lohnt sich das?
Es hängt weniger an der Zahl der Mandanten als am Belegvolumen und daran, wie viel Zeit heute ins Einsammeln und Abtippen geht. Bei einer sehr kleinen Kanzlei mit überschaubarem Belegstrom sagen wir offen, dass sich der Aufwand nicht lohnt. Sobald Deine Leute regelmäßig Belegen hinterhertelefonieren, ist der Punkt erreicht.
07Wie lange dauert die Einführung, ohne dass der Kanzleibetrieb steht?
Wir starten mit einer Handvoll Mandanten, meist denen mit dem größten Belegvolumen, und lassen den bisherigen Weg parallel laufen. Erst wenn der neue Belegfluss sauber läuft, kommen die nächsten dazu. An Deinen Monats- und Quartalsabschlüssen rühren wir dabei nicht.
08Müssen wir dafür etwas an unserer DATEV-Installation ändern?
Nein. Wir setzen davor an, beim Einsammeln, Erfassen und Zuordnen der Belege, denn dort liegt der größte Hebel. DATEV bleibt Dein Verarbeitungsweg, die Belege kommen nur sauber vorbereitet und vollständig dort an.
09Wie sichert Ihr unsere Verschwiegenheitspflicht ab?
Über technische Mandantentrennung, Zugriffsrechte, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Hosting in der EU oder bei Dir im Haus. Wir dokumentieren nachvollziehbar, wer worauf zugreifen kann. Die berufsrechtliche Bewertung selbst bleibt bei Dir und Deiner Kammer - wir setzen um und dokumentieren, wir bescheinigen nichts.
10Wo liegen die Mandantendaten?
In der EU oder direkt bei Dir, je nachdem, was Du willst. In einer US-Cloud betreiben wir nichts, wenn dort Mandantendaten hineinlaufen würden. Aufbewahrung, Löschfristen und Zugriffsrechte legen wir gemeinsam fest und halten sie schriftlich fest.
11Können wir den Belegeingang unter unserem eigenen Kanzleinamen anbieten?
Ja. Der Belegeingang läuft im Auftritt Deiner Kanzlei, nicht unter unserem Namen - für Deine Mandanten ist es Dein Portal. Uns bekommen die Mandanten dabei gar nicht zu sehen.
12Was ist mit Mandanten, die weiter den Schuhkarton bringen?
Die gibt es immer, und die bleiben möglich: Papier wird gescannt und läuft dann durch dieselbe automatische Erfassung. Der Unterschied ist, dass dieser Weg für Dich teurer bleibt als der digitale. Viele Kanzleien nutzen genau das als Argument, um Mandanten schrittweise umzugewöhnen.
13Setzt Ihr KI auf Mandantendaten ein?
Nur dort, wo Regeln nicht ausreichen, etwa beim Auslesen unstrukturierter Belege. Dann laufen Modelle in der EU oder bei Dir im Haus, und Deine Daten werden nicht als Trainingsmaterial verwendet. Wo klare Regeln reichen, sind Regeln die bessere Wahl, weil sie nachvollziehbar und stabil bleiben.
14Wie schnell seid Ihr erreichbar, wenn kurz vor einer Frist etwas klemmt?
Unsere Reaktionszeit liegt unter 2 Stunden*. Zusätzlich bauen wir die Abläufe so, dass ein Ausfall der Automatik keine Frist reißt: Der manuelle Weg bleibt jederzeit möglich, er macht nur mehr Arbeit.
15Was passiert mit unseren Automatisierungen, wenn wir das Abo beenden?
Die Automatisierungen, die Dokumentation und alle Daten gehören Dir. Wir bauen auf offenen Systemen auf, damit Du sie mit eigenen Leuten oder einem anderen Dienstleister weiterbetreiben kannst.
